Jos työskentelet asiakirjan kanssa jonkun muun kanssa, tehtävät, kuten muutosten muokkaaminen, tarkistaminen ja tekeminen, voivat olla hieman haastavia. Siellä Microsoft Wordin yhteistyötyökalut ovat hyödyllisiä. Nämä työkalut on suunniteltu helpottamaan asiakirjaan tehtyjen muutosten seuraamista sekä niiden hyväksymistä tai hylkäämistä.
Kaikki, mitä sinun tarvitsee aloittaa näiden yhteistyötyökalujen käytön, on yksi Microsoft Wordin uudemmista versioista, mieluiten Microsoft 365, Internet -yhteys ja Microsoft -tilin. Sinun pitäisi myös olla OneDrive käytössä tietokoneellasi.
Vaihe 1: Tallenna asiakirja OneDrivelle
- Käynnistä Microsoft Word aloitusvalikosta tai avaa verkkoselaimesi online -versio.
- Luo uusi asiakirja tai avaa haluamasi jakaa jonkun muun kanssa.
- Siirry 'Tiedosto' -valikkoon ja napsauta sitten 'Tallenna' ja valitse sitten OneDrive.
- Napsauta OneDrive -kansiota, johon haluat tallentaa asiakirjan. Anna asiakirjaasi nimi ja tallenna se. Vaihtoehtoisesti voit ladata sen OneDriveen tallentamalla se tietokoneellesi.
Huomaa:Jos käytät Wordin Microsoft 365 -versiota, asiakirja tallennetaan automaattisesti OneDriveen.
Suositeltu lukeminen:Kuinka tehdä yksi sivu maisema MS Word -dokumentissa
Vaihe 2: Kutsu yhteistyökumppaneita
Kun olet tallentanut tai ladannut Word -asiakirjan OneDriveen, voit käyttää sitä sieltä.
- Avaa sana-asiakirja OneDrivessä kaksoisnapsauttamalla sitä.
- Kun olet avannut asiakirjan, napsauta oikealla olevaa 'Jaa' -painiketta. Voit nyt valita henkilön, jonka kanssa haluat jakaa tiedoston napsauttamalla 'Jaa' -vaihtoehtoa ja kirjoittamalla henkilön nimen tai sähköpostiosoitteen.
- Vaihtoehtoisesti voit käyttää 'Copy Link' -vaihtoehtoa ja jakaa kopioidun linkin henkilön kanssa, jonka haluat tehdä yhteistyötä asiakirjassa.
- Kun käytät 'Jaa' -vaihtoehtoa, voit valita, kuinka paljon hallintayhteistyökumppaneita on asiakirjassa. Napsauta vaihdekuvaketta valintaikkunan oikeassa yläkulmassa, joka näkyy, kun napsautat 'Jaa' -vaihtoehtoa.
- Nyt voit hallita asiakirjan jakamista yhteistyökumppaneiden kanssa. Voit antaa kenenkään käyttää asiakirjaa kirjautumatta sisään, antaa ihmisille, joilla on jo pääsy yhteistyöhön, tai valita tiettyjä ihmisiä yhteistyökumppaneiksi.
- 'Lisää asetukset' -osiossa voit valita, voivatko ihmiset jakautuneet asiakirjan, voi muokata sitä vai vain tarkastella sitä. Aseta se tehokkaasti yhteistyöhön "Can Muokkaa" ennen kuin napsautat 'Käytä' -painiketta.
- Jos sinulla on Premium Microsoft 365 -tilaus, voit myös asettaa voimassaolopäivämäärän ja salasanan jaetun asiakirjan suojaamiseksi.
- Kun olet vaihtanut näitä asetuksia mieltymyksesi mukaan, kirjoita sen henkilön nimi tai sähköpostiosoite, jonka haluat kutsua asiakirjaan yhteistyökumppanina. Kirjoita sitten viesti heille annettuun ruutuun ennen kuin napsautat 'Lähetä' -painiketta.
Tietämättömiä asioita
- Kun olet asettanut Word -asiakirjan yhteistyöhön, kaikki yhteistyökumppanit voivat työskennellä asiakirjassa samanaikaisesti. Jokainen näkee muiden muutokset reaaliajassa ja värikoodatut kohdistimet tekevät helpoksi tunnistaa eri yhteistyökumppanit.
- Yhteistyökumppanit voivat lisätä kommentteja Word-asiakirjaan korostamalla tekstiosan, siirtymällä 'Review' -välilehteen ja valitsemalla 'uusi kommentti' hiiren kakkospainikkeesta. Toiset voivat sitten vastata kommentteihin, mikä johtaa keskustelukierteeseen.
- Tarkastelma -alue on myös saatavissa Word -asiakirjoissa, joissa useat yhteistyökumppanit työskentelevät yhdessä ja näyttävät kaikki siihen tehdyt kommentit ja muutokset.
- Voit myös siirtyä 'Review' -välilehdelle ja ottaa käyttöön 'Track Change' -vaihtoehdon, mikä helpottaa kaikkia muutoksia, deleetioita ja lisäyksiä. Värilliset liput ilmestyvät myös asiakirjassa yhteistyökumppaneiden nimien kanssa, jolloin voit nähdä missä kukin toimii.
