Tietojen purkaminen PDF -tiedostoista Excel -laskentataulukoille manuaalisesti voi kuluttaa huomattavaa aikaa ja vaivaa. Microsoft Copilot AI tarjoaa suoraviivaisen menetelmän tämän muuntamisen automatisoimiseksi, säästääksesi tylsää tietojen syöttämistä ja vähentämään virheitä. Seuraa näitä yksityiskohtaisia vaiheita muuntaaksesi PDF -asiakirjat Excel -muotoon nopeasti ja tarkasti.
Menetelmä 1: PDF: n muuntaminen Exceliksi käyttämällä Copilot AI: tä Microsoft Excelissä
Vaihe 1:Avaa Microsoft Excel ja varmista, että Copilot AI -ominaisuus on käytössä. Jos et ole vielä aktivoinut Copilotia, napsauta Excel -työkalurivin “Copilot” -kuvaketta tai aktivoi se Microsoft 365 -asetusten kautta.
Huomaa:Tarvitset Active Microsoft 365 -tilauksen Copilot AI: n pääsyyn.
Vaihe 2:Kun Copilot AI on aktivoitu, avaa uusi tyhjä työkirja tai siirry työkirjaan, jossa haluat PDF -tietosi tuottavan. Napsauta Excel -nauhassa sijaitsevaa Copilot -kuvaketta avataksesi AI -avustajan sivupalkin.
Kopilot Excelissä.Lähde:Microsoft
Vaihe 3:Kirjoita Copilot -sivupalkkiin selkeä komento, kuten ”Muunna PDF -tiedot Exceliksi” tai “Tuo tiedot PDF -tiedostosta”. Copilot AI ymmärtää luonnollisen kielen ohjeet, joten ole tarkka vaatimus. Voit esimerkiksi sanoa: "Pura taulukkotiedot PDF -tiedostostani ja aseta se tähän laskentataulukkoon."
Vaihe 4:Copilot AI kehottaa sinua valitsemaan PDF -tiedoston, jonka haluat muuntaa. Napsauta ”Selaa”, etsi PDF -asiakirja tietokoneellesi ja napsauta “Avaa”. Copilot AI analysoi asiakirjan, tunnistaa taulukot, numerot ja jäsennelty tieto ja valmistelee sitä tuontia varten.
Vaihe 5:Käsittelyn jälkeen Copilot AI näyttää esikatselun poimittuista tiedoista. Tarkista tämä esikatselu huolellisesti tarkkuuden varmistamiseksi. Tarvittaessa voit ohjata Copilotia säätämään tai korjata mahdolliset poistovirheet syöttämällä lisäkomentoja, kuten ”korjaus päivämäärän muotoilu” tai “jaetut osoitteet erillisiin sarakkeisiin".
Vaihe 6:Kun olet tyytyväinen datan esikatseluun, vahvista tuonti napsauttamalla ”lisää tietoja”. Copilot AI täyttää Excel -laskentataulukon siististi uutetun PDF -tietojen kanssa, valmiina lisäanalyyseihin tai muokkaamiseen.
Vaihe 7:Tuota tuonnin jälkeen tarkista tiedot Excelissä tarkkuuden saavuttamiseksi. Toisinaan monimutkaiset taulukot tai epätavallinen PDF -muotoilu voi vaatia manuaalisia korjauksia. Käytä Excelin sisäänrakennetut ominaisuudet tarvittaessa puhdistaaksesi tai organisoidaksesi tiedot edelleen.
Menetelmä 2: Vaihtoehtoinen lähestymistapa Copilot AI: n avulla Microsoft Wordissa
Jos haluat tai kohtaat ongelmia, jotka tuovat PDF -tietoja suoraan Exceliin, voit ensin purkaa tietoja Copilot AI: n avulla Microsoft Wordissa ja siirtää sen sitten Exceliin:
Vaihe 1:Avaa Microsoft Word ja aktivoi Copilot AI Työkalurivistä. Luo uusi tyhjä asiakirja.
Kopilot Wordissa.Lähde:Microsoft
Vaihe 2:Kirjoita Copilot -sivupalkkiin komento “Pura taulukot PDF -tiedostosta”. Valitse PDF -tiedosto pyydettäessä, ja Copilot AI skannaa ja purkaa taulukot Word -asiakirjaasi.
Vaihe 3:Kun Copilot on asettanut poistettujen taulukot Wordiin, tarkista tiedot huolellisesti. Tee tarvittavat korjaukset tai muotoilut suoraan sanaan tarkkuuden varmistamiseksi.
Lisää lukemista:Kuinka muuntaa Excel -tiedosto JPG: 3 tapaa tehdä se
Vaihe 4:Valitse taulukot Wordissa, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse “Kopioi” tai painaCtrl + C. Avaa Excel -laskentataulukko, napsauta haluttu solu ja liitä tiedot käyttämälläCtrl + V. Excel muotoilee liitetyt tiedot automaattisesti järjestettyihin sarakkeisiin ja riveihin.
Vaihe 5:Varmista, että liitetyt tiedot ovat siirtyneet oikein Exceliin. Säädä solujen muotoilu, sarakkeen leveydet tai tietotyypit tarvittaessa luettavuuden ja käytettävyyden optimoimiseksi.
Vinkkejä tarkan PDF: n muuntamiseen
- Varmista, että PDF -tiedostosi on selkeät ja jäsenneltyjä taulukoita parhaiden tulosten saavuttamiseksi.
- Jos PDF sisältää skannattuja kuvia taulukoista valittavan tekstin sijasta, saatat joutua käyttämään ensin OCR (optisen merkintunnistus) -ohjelmistoa luomaan luettavissa oleva teksti ennen Copilot AI: n käyttöä.
- Anna selkeät komennot Copilot AI: lle tiedonpoistotarkkuuden parantamiseksi, kuten sarakkeiden otsikkojen, tietotyyppien määrittämiseksi tai muotoiluasetusten määrittämiseksi.
- Tarkista aina tuodut tiedot perusteellisesti muuntamisen jälkeen saalis ja korjata viipymättä.
Kun Copilot AI on integroitu Microsoft Exceliin ja Wordiin, PDF-datan muuntaminen Excel-taulukkoiksi tulee nopea ja virheetön. Kokeile sitä ja yksinkertaista tiedonhallintatehtäviä huomattavasti.
