Selkeän organisaatiokaavion rakentaminen Microsoft Excel -sovelluksessa yksinkertaistaa hallintaa, selventää raportointisuhteita ja virtaviivaistaa uusille työntekijöille. Excel tarjoaa useita tehokkaita tapoja luoda org-kaavioita pikavisualisoinneista SmartArt-ohjelmalla edistyneempiin, tietopohjaisiin kaavioihin, jotka päivittävät automaattisesti työntekijän luettelon muuttuessa. Oikean menetelmän valitseminen riippuu tiimisi koosta, päivittää taajuutta ja automaation tarvetta.
Menetelmä 1: Organisaatiotaulukon luominen SmartArtissa Excelissä
Vaihe 1:Avaa Excel -työkirja ja valitse laskentataulukko, jossa haluat organisaation kaavion näkyvän. NapsauttaaInsertVälilehti nauhasta ja valitse sittenSmartArt. Tämä avaa SmartArt -graafisen gallerian, joka tarjoaa valikoiman kaaviotyyppejä.
Vaihe 2:Valitse SmartArt -galleriassaHierarchyLuokka vasemmalla olevasta sivupalkista. Valitse asettelu, joka on merkitty ”Organisaatiokaavio” tai vastaava hierarkiatyyli. NapsauttaaOKLisää kaavio laskentataulukkoosi.
Vaihe 3:Napsauta suoraan kutakin kaavion muotoa kirjoittaaksesi työntekijöiden nimet, työnimikkeet tai muut asiaankuuluvat yksityiskohdat. Voit käyttää myös vasemmalla olevaa SmartArt -tekstiruutusta nopeampaan muokkaamiseen. PainostaaEnterUusien linjojen lisääminen muodossa, jos joudut näyttämään useita datapisteitä jokaiselle työntekijälle.
Vaihe 4:Voit säätää organisaatiosi rakennetta hiiren kakkospainikkeella (taiCtrl+ClickMAC: lla) luettelon kaikissa kohteissa ja valitse vaihtoehdot mainostaa tai demoottia. Käytä vaihtoehtoisesti+SmartArt -tekstiruudun painiketta uusien sijaintien asettamiseksi halutulle tasolle.
Vaihe 5:Mukauta org -kaaviosi ulkonäköä valitsemallaSmartArt Designvälilehti. Täällä voit muuttaa värimaailmia, levittää erilaisia muototyylejä ja muokata hierarkian asettelua luettavuuden parantamiseksi. Jatkoa säätöjä varten käytäFormatTAB päivittää fonttityylejä, kokoja ja muotoiluja.
SmartArt on paras pienille ja keskisuurille joukkueille tai kun tarvitset nopeaa visuaalista ilman monimutkaista tiedon integrointia. Uusien vuokralaisten tai roolimuutosten kaavion päivittäminen vaatii kuitenkin manuaalista muokkausta, josta voi tulla aikaa vievää organisaation kasvaessa.
Menetelmä 2: Organisaatiokaavion rakentaminen Excel -työntekijän luettelosta
Vaihe 1:Lataa tai luo Excel -malli, joka sisältää sarakkeet kaikille tarvittaville työntekijöiden tietoille, kuten etunimi, sukunimi, työnimike, osasto ja johtaja. Tämä jäsennelty taulukko toimii päätyöntekijän tietokantana.
Vaihe 2:Kirjoita tai tuo työntekijöiden tiedot malliin varmistaen, että jokaisen ihmisen johtaja on tarkasti lueteltu. Jätä ylimmän tason johtaja (kuten toimitusjohtaja) Manager-kenttä tyhjäksi tai käytä yksilöllistä tunnistetta.
Vaihe 3:Valitse ja kopioi visualisoimasi työntekijöiden tiedot. Käytä uudessa laskentataulukossa SmartArt -organisaatiokaaviota menetelmässä 1 kuvatulla tavalla. Selvitä kaikki SmartArt -tekstiruudun paikkamerkkien tekstit ja liitä sitten työntekijätiedot. Huomaa, että Excel ei kartoita taulukkoa automaattisesti kaavion rakenteeseen; Sinun on järjestettävä tiedot kussakin muodossa ja järjestettävä alaiset johtajiensa alla manuaalisesti.
Vaihe 4:Alusta org -kaavio napsauttamalla jokaiseen ruutuun ja jakamalla liitetyt tiedot erillisiin riveihin nimille, nimikkeille ja osastoille. Heijastaaksesi organisaation raportointirakennetta aloittamalla useimpien nuorempien työntekijöiden kanssa ja käyttämällä Demote ja edistä SmartArt Design -välilehden vaihtoehtoja sijoittaaksesi ne oikeiden johtajien alle.
Tämä lähestymistapa on hyödyllinen, kun ylläpidät jo työntekijöiden tietoja Excelissä ja haluat nopeasti visualisoida hierarkian. Tietotaulukon muutokset eivät kuitenkaan päivitä kaaviota automaattisesti - sinun on säädettävä SmartArt -kaavion manuaalisesti joka kerta, kun tiimisi muuttuu.
Menetelmä 3: ORG -kaavioiden automaattisen luominen ja päivittäminen Excel -tiedoista (Advanced)
Suuremmille organisaatioille tai ryhmille, joilla on usein henkilöstömuutoksia, Org -kaavion luominen säästää huomattavasti aikaa. Vaikka Excel ei tue natiivisesti täysin automatisoitua org-kaavion sukupolvea, voit saavuttaa tämän lisäosilla, VBA-skripteillä tai integroimalla Microsoft Vision kanssa.
Vaihe 1:Valmista työntekijätietosi Excel -laskentataulukkoon. Sisällytä ainakin nämä sarakkeet: työntekijän nimi, yksilöivä tunnus (jos nimet eivät ole ainutlaatuisia) ja johtajan yksilöivä tunnus tai nimi. Tämä rakenne antaa kaaviogeneraattorille kartoittaa raportointisuhteet oikein.
Vaihe 2:KäyttääData VisualizerLisäys Excelille (saatavana uusimmissa Office-versioissa tai Microsoft 365: n kautta) tai Microsoft Visiossa. Valitse VisiossaFile > New > Organization Chartja valitse vaihtoehto luoda kaavio olemassa olevasta tietolähteestä. Kun pyydetään, osoita Excel -tiedostosi ja kartoi vaadittavat kentät (työntekijän nimi, yksilöllinen tunniste, johtaja).
Vaihe 3:Visio tuottaa automaattisesti ORG -kaavion tietosi perusteella, luoda muotoja ja yhdistää linjoja raportointisuhteiden heijastamiseksi. Päivittääksesi kaavion työntekijän luettelon muuttuessa, päivittää tietolähde. Käytä VisiossaData > External Data > Refresh Allviimeisimmät muutokset.
Vaihe 4:Edistyneelle räätälöinnille-kuten solmun värejen tai linjatyylien muuttaminen työntekijäroolien tai osastojen perusteella-harkitsevat VBA-skriptejä tai erikoistuneita Excel-lisäosia (kuten Someeka Org -kaavion valmistaja tai orgaanisia). Näiden työkalujen avulla voit automatisoida muotoilun ja varmistaa, että kaavio vastaa aina nykyistä tietotaulua.
Automaattinen org -kaavion luominen on ihanteellinen organisaatioille, joilla on dynaamiset joukkueet tai kun tarkkuus ja tehokkuus ovat kriittisiä. Alkuasetus voi vaatia lisävaiheita tai ohjelmistoja, mutta jatkuva ylläpito muuttuu paljon yksinkertaisemmaksi.
Lisätietoja:Kuinka soveltaa, käytä Microsoft Excel -taulun kaaviosuodattimia Macille tai PC: lle
Vinkkejä organisaatiokaavioiden ylläpitämiseen ja päivittämiseen Excelissä
- Tallenna työntekijöiden tietosi jäsenneltyyn taulukkoon päivitysten helpottamiseksi.
- Käytä työntekijöiden ja johtajien yksilöllisiä tunnisteita estämään virheiden virheitä.
- Useiden muutosten varalta valitse automatisoidut tai puoliautomaattiset ratkaisut toistuvien manuaalisten muokkausten välttämiseksi.
- Hyödyntäminen Excel-lisäosat tai integroi Vision kanssa edistyneille ominaisuuksille ja helpommille päivityksille.
- Tarkista säännöllisesti Org -kaaviosi tarkkuuden varalta, etenkin aluksella tai rakenneuudistuksen jälkeen.
Tarvitsetko nopean visuaalisen tai täysin automatisoidun org -kaavion, Excel tarjoaa joustavia ratkaisuja jokaiselle joukkueen kokoiselle. Valitse menetelmä, joka sopii työnkulkuun ja nauti selkeämmistä, järjestäytyneemmistä raportointirakenteista.
