PDF -tiedoston upottaminen suoraan Excel -arkkiin antaa sinun pitää toisiinsa liittyviä asiakirjoja yhdessä tehtävien, kuten kustannusraportoinnin, projektiasiakirjojen tai laskun seurannan, virtaviivaistaminen. Tämä lähestymistapa eliminoi tarpeen hallita erillisiä tiedostoja ja varmistaa, että kaikki tukevat materiaalit ovat pääsy itse laskentataulukosta.
Aseta pdf -tiedosto sulautettuna objektina Exceliin
Vaihe 1:Sulje lisätä PDF -tiedosto. PDF: n pitäminen avoimeksi voi estää Exceliä upottamasta sitä oikein tiedostojen käyttörajoitusten vuoksi.
Vaihe 2:Avaa Excel -laskentataulukko ja valitse laskentataulukko, jossa haluat PDF: n näkyvän. Napsauta solua, joka ankkuroi lisätyn PDF: n.
Vaihe 3:SiirtyäInsertTAB Excelin nauhassa. NapsauttaaObjectsiinäTextosa. Tämä avaa Object -valintaikkunan.
Vaihe 4:Vaihda valintaikkunassaCreate from Filevälilehti. NapsauttaaBrowseja valitse PDF -tiedosto. Voit valita PDF -tiedoston kuvakkeeksi tarkistamallaDisplay as iconLaatikko, joka pitää arkin siistinä ja estää suuren esikatselun ottamasta tilaa.
Vaihe 5:Tarkista, että ylläpitää live -linkkiä PDF -tiedostoon (joten tiedoston päivitykset heijastuvat Excelissä)Link to file. Jos haluat PDF: n upottamisen ja pysyvän ennallaan, vaikka alkuperäinen tiedosto siirretään tai poistetaan, jätä tämä tarkistamaton.
Vaihe 6:NapsauttaaOKAseta pdf. Objekti näkyy joko kuvakkeena tai ensimmäisen sivun esikatseluna valinnastasi riippuen.
Vaihe 7:Valitse kuvake tai objekti, joka pysyy yhden solun sisällä ja siirtyy tai muuttuu sen kanssa, napsauta hiiren kakkospainikkeella asetettua objektia, valitseFormat Object, menePropertiesja valitseMove and size with cells. Tämä pitää laskentataulukon järjestäytyneenä, varsinkin kun lajitellaan tai koota rivejä ja sarakkeita.
Vaihe 8:Kaksoisnapsauttamalla asetettua kuvaketta tai objektia avaa PDF-tiedoston oletus PDF-katsojaan, jolloin on helppo käyttää koko asiakirjaa poistumatta Excelistä.
Kiinnitä useita PDF-tiedostoja tai monisivua PDF-tiedostoja Excelissä
Excel näyttää vain PDF: n ensimmäisen sivun upotettaessa sitä objektiksi. Jos joudut sisällyttämään monisivun pdf tai useita PDF-tiedostoja, sinulla on muutama vaihtoehto:
- Upota jokainen PDF erikseen toistamalla kunkin tiedoston lisäysvaiheet.
- Monen sivun PDFS: lle jaa asiakirja yksittäisiin sivuihin PDF-editorin avulla ja aseta sitten jokainen sivu erikseen. Huomaa, että tämä voi olla aikaa vievää ja voi sotkea laskentataulukon.
- Aseta vaihtoehtoisesti PDF -kuvakkeena, jonka avulla käyttäjät voivat avata koko asiakirjan ulkoisesti kaikkien sivujen katselemiseksi.
Nämä kiertotavat osoitevat Excelin nykyisen rajoituksen näyttää vain upotettujen PDF -tiedostojen ensimmäisen sivun. Jos tarvitset täydellisen arkin näkyvyyden monisivun asiakirjoihin, harkitse PDF-sivujen muuttamista kuviin ja lisäämällä ne kuviksi, vaikka tämä menetelmä uhraa PDF-toiminnot, kuten tekstin valinta tai etsintä.
Suositeltu lukeminen:Kuinka piilottaa Excel -arkki
PDF -tiedostojen asettamisesta Exceliin
Laskentataulukon tukevien asiakirjojen pitäminen parantaa organisaatiota ja säästää aikaa vähentämällä tarvetta etsiä erillisiä tiedostoja. Tämä lähestymistapa on erityisen hyödyllinen:
- Asiakirjojen tai kuittien tarjoaminen kustannusraporttien rinnalla.
- Tarkastuspolun ylläpitäminen alkuperäisillä asiakirjoilla, jotka on liitetty asiaankuuluviin tietomerkintöihin.
- Yhden Excel -tiedoston jakaminen, joka sisältää kaikki vaadittavat tiedot tarkistamista tai noudattamista varten.
Kun upotat PDF -tiedoston, siitä tulee osa Excel -tiedostoa, varmistaen, että vastaanottajilla on pääsy liitteenä olevaan asiakirjaan tarvitsematta alkuperäistä PDF -tiedostoa. Tämä on erityisen hyödyllistä yhteistyössä ja kirjanpidossa.
Vianmääritys ja vinkit
Jos kohtaat virheen asettaessasi PDF -tiedostoa, tiedosto voi olla suojatussa tilassa tai sillä on turvallisuusrajoituksia. Tarkista PDF: n suojausasetukset avaamalla se Adobe Acrobatissa ja navigointiFile > Properties > Security. Jos rajoituksia on läsnä, saatat joutua poistamaan ne tai pyytämään lukitsemattoman version asiakirjan omistajalta.
Muista, että sulautetut PDF -tiedostot lisäävät Excel -tiedostosi kokoa, mikä voi vaikuttaa suorituskykyyn erittäin suuriin asiakirjoihin. Lisäksi, jos käytätLink to fileVaihtoehto, PDF: n on pysyttävä alkuperäisessä sijainnissaan linkin toimintoon. Upottaminen (ilman linkittämistä) on turvallisempaa tiedostojen jakamiseen ulkoisesti.
Excelissä voidaan käyttää tai kopioitavaa PDF -sisältöä, voit käyttääData > Get Data > From File > From PDFtaulukoiden tai tekstin tuonti, mutta tämä menetelmä ei upota PDF: tä objektiksi; Se purkaa tiedot arkkiin sen sijaan.
PDF: ien upottaminen Exceliin optimoi asiakirjojen hallinnan ja yksinkertaistaa jakamista, mutta ota huomioon Excelin rajoitukset monisivun tiedostojen ja tiedostojen koon kanssa. Useimpien organisaatio- ja raportointitarpeiden kohdalla PDF -tiedostojen liittäminen suoraan laskentataulukkoosi on käytännöllinen ratkaisu, joka pitää kaiken yhdessä paikassa.
