Outlook -käyttäjien on usein tallennettava sähköpostit tiedostoina tietokoneellaan - vapauttaaksesi posttilaatikon tilaa, luoda varmuuskopioita tai säilyttää tärkeä kirjeenvaihto organisaation poistuttaessa. Sähköpostien vieminen tietokoneeseen varmistaa, että sinulla on aina pääsy viesteihisi riippumatta tilillesi tai sähköpostipalveluntarjoajalle. Seuraavissa menetelmissä hahmotellaan luotettavimmat ja laajimmin käytetyt lähestymistavat Outlook -sähköpostien tallentamiseksi tietokoneellesi kattamalla sekä yksittäiset viestit että irtotavarat vienti.
Vie Outlook -sähköposteja PST -tiedostoon
Outlook -postilaatikon vieminen henkilökohtaiseen tallennuspöydälle (.PST) -tiedosto on kattavin tapa varmuuskopioida kaikki sähköpostiviestit, mukaan lukien kansiot, liitteet, kalenteritapahtumat ja yhteystiedot. PST -tiedosto voidaan tuoda takaisin Outlookiin milloin tahansa, mikä tekee siitä ihanteellisen arkistointia tai siirtää tietoja toiseen laitteeseen.
Vaihe 1:Avaa Microsoft Outlook tietokoneellesi. NapsauttaaFileTAB -välilehti ylävalikossa.
Vaihe 2:ValitaOpen & ExportNapsauta sivupalkistaImport/Export.
Vaihe 3:Valitse ohjattu tuonti- ja vientitoiminnastaExport to a fileja napsautaNext.
Vaihe 4:ValitaOutlook Data File (.pst)ja napsautaNext.
Vaihe 5:Valitse viedä sähköpostitili tai tietty kansio, jonka haluat viedä. Voit varmuuskopioida koko postilaatikon valitsemalla sähköpostiosoite kansioluettelon yläosasta. NapsauttaaNext.
Vaihe 6:NapsauttaaBrowseValitse sijainti tietokoneelta PST -tiedoston tallentamiseksi. Kirjoita tiedostonimi ja napsautaFinish.
Vaihe 7:Aseta valinnaisesti varmuuskopiotiedoston salasana rajoittaaksesi pääsyä. Jätä kentät tyhjäksi, jos et halua asettaa salasanaa, napsauta sittenOK.
PST -tiedoston käyttäminen säilyttää sähköpostisi rakenteen ja sisällön, jolloin voit palauttaa ne Outlookissa tai siirtyä toiseen tilille täydellisellä uskollisuudella.
Tallenna yksittäiset Outlook -sähköpostit EML-, PDF- tai muut tiedostotyypit
Käyttäjille, joiden on tallennettava tiettyjä viestejä, Outlook tarjoaa useita tiedostomuotoja, mukaan lukien EML (sähköpostiviesti), PDF ja paljon muuta. Tämä on hyödyllistä tärkeän kirjeenvaihdon arkistoinnissa, Outlookin ulkopuolella olevien viestien jakamisessa tai tietueiden pitämisessä vaatimustenmukaisuudesta.
Vaihe 1:Avaa sähköposti, jonka haluat tallentaa Outlookissa. Voit tehdä tämän lukemisruudusta tai kaksoisnapsauttamalla viestiä.
Vaihe 2:Napsauta ellipsistä (...taiMore ActionsValitse viesti otsikosta sittenSave As.
Vaihe 3:Valitse Tallenna -valintaikkunasta kohdekansio tietokoneellasi. Outlook on tyypillisesti tallentamisen oletusarvo EML -tiedostona, joka on yhteensopiva useimpien sähköpostiohjelmien kanssa. Voit tarvittaessa nimetä tiedoston uudelleen, napsauta sittenSave.
Vaihe 4:Tallenna sähköposti PDF -tiedostona, valitsePrintLisää toimintojen valikkoa. Valitse tulostimen avattavastaMicrosoft Print to PDF, noudata sitten kehotuksia tallentaaksesi tulosteen PDF -tiedostona tietokoneellesi.
Useimmat sähköpostiasiakkaat voivat avata EML -tiedostot, kun taas PDF -tiedostot ovat hyödyllisiä viestien jakamiseen tai arkistointiin yleisesti saatavissa olevassa muodossa. Huomaa, että .Msg tai .txt -tallentaminen ei välttämättä ole saatavana uusimmissa Outlook -versioissa ja irtotavarana näissä muodoissa on usein rajoitettu.
Vedä ja pudota sähköpostit tietokoneen kansioon
Outlook antaa sinun valita yhden tai useamman sähköpostin ja vetää ne suoraan sovelluksesta Windows File Explorer -kansioon. Tämä luo erillisen tiedoston jokaiselle sähköpostille, yleensä .msg- tai .eml -muodossa, Outlook -versiosta riippuen.
Vaihe 1:Avaa Outlook ja siirry kansioon, joka sisältää tallentamasi sähköpostit.
Vaihe 2:Valitse yksi tai useita sähköposteja. PitääCtrlAvain valita useita viestejä.
Vaihe 3:Vedä valitut sähköpostit File Explorer -kansioon. Jokainen sähköposti tallennetaan yksittäisenä tiedostona.
Suositeltu lukeminen:Korjaa Microsoft Outlookin kaatumisongelma avaamalla Uber -vastaanottoviestit
Tämä menetelmä on nopea viemään erän sähköpostiviestejä, mutta muista, että tuloksena olevat tiedostot voivat vaatia Outlookia tai yhteensopivaa katsojaa avaamaan. Jotkut käyttäjät ilmoittavat, että viimeisimmässä Outlookissa veto- ja pudotusominaisuus voi toimia vain yksittäisillä viesteillä tai tallentaa tiedostoja EML: nä MSG: n sijasta.
Vie sähköposteja Outlook Web -sovelluksesta (Outlook.com)
Outlook webistä (Outlook.com) ei tue natiivisesti kaikkien sähköpostien viemistä suoraan tietokoneellesi. Jotkut käyttäjät voivat kuitenkin pyytää postilaatikon vientiä tiliasetusten kautta, jotka luovat ladattavan PST -tiedoston. Tämä ominaisuus ei välttämättä ole käytettävissä kaikille tileille tai organisaatioille.
Vaihe 1:Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Asetukset -vaihdekuvaketta ja valitse sittenView all Outlook settings.
Vaihe 2:Mennä jhkGeneral-Privacy and Data, etsi sittenExport mailboxvaihtoehto. Pyydä vientiä ja odota latauslinkki lähettämistä sähköpostiisi.
Jos tilisi ei tarjoa tätä vaihtoehtoa, harkitse Outlook.com -tilisi lisäämistä Outlook Desktop -sovellukseen ja vienti aiemmin kuvattulla PST -menetelmällä.
Tallenna Outlook -sähköpostit teksti- tai HTML -tiedostoina
Sähköpostien tallentaminen tavallisina teksti- tai HTML -tiedostoina tarjoaa kevyen, luettavan muodon arkistointia tai jakamista varten. Näissä muodoissa olevien irtotavarana säästö on kuitenkin rajoitettu uudemmissa näkymissä.
Vaihe 1:Avaa tallentamasi sähköposti. NapsauttaaFile-Save As.
Vaihe 2:Valitse Tallenna tyypin avattavanaText OnlytaiHTMLja valitse sijainti tietokoneellasi.
Irtotavarana, joka tallentaa useita sähköpostiviestejä yhtenä tekstitiedostona, ei enää tueta New Outlookissa, ja useiden sähköpostien tallentaminen kerralla voi johtaa puutteellisiin tietoihin. Classic Outlook -erän säästö TXT: lle tai HTML: lle on luotettavampaa. Vaihtoehtona vetoa ja pudota voidaan käyttää useiden sähköpostien tallentamiseen, vaikka tuloksena olevat tiedostot saattavat vaatia Outlookia avaamaan tai eivät ole yleisesti luettavissa.
Jos Outlookin sisäänrakennetut vientiominaisuudet eivät ole käytettävissä tai riittämättömiä, kolmansien osapuolten työkalut, kuten Mailstore Home tai Thunderbird, voivat auttaa lataamaan ja arkistoimaan sähköposteja eri tileiltä. Nämä työkalut tukevat usein vientiä erilaisiin tiedostomuodoihin ja voivat tarjota enemmän joustavuutta irtotavarana.
Esimerkiksi Outlook -tilisi lisääminen Thunderbirdiin antaa sinun kopioida sähköposteja paikallisille kansioille tai muulle sähköpostitilille. MailStore Home Indects and Archives -sähköpostit useista lähteistä, mikä mahdollistaa helpon haun ja vienti.
Outlook -sähköpostien tallentaminen tietokoneesi tiedostoina varmistaa, että säilytät pääsyn tärkeisiin viesteihin ja liitteisiin, vaikka tilisi muuttuisi tai poistetaan. Valitse tarpeisiisi vastaava vientimenetelmä-PST-tiedostot täydellisille varmuuskopioille, EML tai PDF yksittäisille viesteille tai kolmansien osapuolien työkaluille ylimääräistä joustavuutta varten.
