Outlookin toimistoviestin asettaminen varmistaa, että yhteystietosi tietävät, että et ole käytettävissä ja auttaa hallitsemaan odotuksia vastausaikastasi. Olitpa lomalla, osallistut konferenssiin tai yksinkertaisesti pois postilaatikostasi, Outlook tarjoaa suoraviivaisia tapoja asettaa automaattiset vastaukset. Noudata alla olevia vaiheita käyttämäsi Outlook -version perusteella.
Menetelmä 1: Aseta toimistoviesti Outlook Classic (Desktop)
Vaihe 1:Avaa Outlook ja napsauta"Tiedosto"TAB, joka sijaitsee ikkunan vasemmassa yläkulmassa. Tämä tuo tilitiedot ja asetukset -valikon.
Vaihe 2:Siinä"Tiedot"napsauta"Automaattiset vastaukset (toimistosta)". Jos et näe tätä vaihtoehtoa, Outlook -tilisi tyyppi ei ehkä tue automaattisia vastauksia. Tällöin voit käyttää sen sijaan sääntöjä (katso menetelmä 3).
Vaihe 3:Valitse vaihtoehto"Lähetä automaattiset vastaukset". Voit määrittää aika -alueen tarkistamalla merkintäruutu"Lähetä vain tänä aikana"Ja sitten aseta aloitus- ja loppupäivät ja ajat. Jos jätät tämän tarkistamattomana, sinun on sammutettava automaattiset vastaukset manuaalisesti myöhemmin.
Vaihe 4:Tekstiruutuun"Organisaationi sisällä"TAB, Kirjoita viesti, jonka haluat kollegoisi vastaanottavan. Ilmoita selvästi poissaolosi päivämäärät ja anna vaihtoehtoisia yhteystietoja kiireellisille kyselyille.
Vaihe 5:Jos haluat lähettää automaattisia vastauksia organisaation ulkopuolella oleville ihmisille, napsauta"Organisaationi ulkopuolella"välilehti. Valitse laatikko"Automaattinen tarkistaminen organisaation ulkopuolella oleville ihmisille". Voit tarkentaa edelleen, lähetetäänkö vastaukset vain yhteystietoihisi vai kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia. Kirjoita lyhyt, ammattimainen viesti, joka sopii ulkoisiin yhteystietoihin.
Vaihe 6:Kun olet määrittänyt viestisi, napsauta"OK"aktivoida automaattiset vastaukset.
Menetelmä 2: Aseta toimistoviesti New Outlook for Windows
Vaihe 1:Käynnistä Uusi Outlook -sovellus Windows -tietokoneellasi. Napsauta vaihde-muotoinen"Asetukset"Kuvake sijaitsee ikkunan oikeassa yläkulmassa.
Vaihe 2:Valitse Asetukset -valikosta"Automaattiset vastaukset". Vaihda kytkin viereen"Käynnistä automaattiset vastaukset"on asentoon.
Vaihe 3:Kirjoita mukautettu viestisi toimitetuun tekstikenttään. Voit myös määrittää tarkan ajanjakson tarkistamalla ruutu"Lähetä vastauksia vain ajanjaksolla"ja asettamalla haluamasi päivämäärät ja ajat.
Vaihe 4:Vältä vastauksen lähettämistä tuntemattomille lähettäjille, tarkista merkintäruutu"Lähetä vastaukset vain yhteystietoihin". Tämä varmistaa, että automaattinen vastauksesi menee vain yhteystietojen luettelossa oleville ihmisille.
Vaihe 5:Kun olet asettanut asetukset, napsauta"Tallentaa"asetusikkunan alareunassa. Automaattiset vastauksesi ovat nyt aktiivisia.
Jos Outlook -tilisi ei tue automaattisia vastauksia, voit käyttää klassisia Outlook -sääntöjä samanlaisen vaikutuksen saavuttamiseksi.
Vaihe 1:Aloita luomalla uusi sähköpostiviesti. Napsauttaa"Uusi sähköposti"ja kirjoita haluamasi toimistoviestisi vartaloon. Sisällytä tietoa poissaolostasi ja vaihtoehtoisista yhteystiedoista.
Vaihe 2:Napsauttaa"Tiedosto"ja valitse"Tallenna kuten". Napsauta vaihtoehtoisesti kolmea oikealla olevaa pistettä ja valitse ”Tallenna kuten ”.Valita"Outlook Template (*.oft)"tiedostotyypinä ja tallenna tämä malli tietokoneellesi.
Katso myös:Korjaa Pinterest New Message -ilmoitus, mutta ei viestiä
Vaihe 3:Seuraavaksi siirry"Tiedosto"uudelleen ja valitse"Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä". Napsauttaa"Uusi sääntö", valitse sitten"Käytä vastaanotoni viestejä koskevia sääntöjä"ja napsauta"Seuraava".
Vaihe 4:Napsauta ilman ehtoja valitsematta"Seuraava"uudelleen. Outlook varoittaa sinua siitä, että tämä sääntö koskee jokaista viestiä - napsauttaa"Kyllä"vahvistaa.
Vaihe 5:Valitse merkitty ruutu"Vastaa tietyn mallin avulla". Napsauta merkittyä linkkiä"Erityinen malli"Sijaitsee alakartikossa. Valita"Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä", valitse juuri luomasi malli ja napsauta"Avata".
Vaihe 6:Napsauttaa"Seuraava"Asetat poikkeukset tarvittaessa tai napsauta vain"Seuraava"Jälleen ohittaa. Nimeä lopuksi sääntö (esim. ”Office") ja ota se käyttöön tarkistamalla"Kytke tämä sääntö päälle". Napsauttaa"Viimeistele"Ja toimistosi vastaukset ovat aktiivisia.
Muista, että näkymien on jatkettava tämän sääntöpohjaisen toimimaan. Pidä tietokoneesi ja Outlook -sovellus käynnissä poissaolosi aikana.
Menetelmä 4: Lähetetään toimistoviestistä Outlook Webissä
Vaihe 1:Kirjaudu sisään Outlook -tiliisi verkkoselaimen kautta osoitteessa Outlook.com. Napsauta vaihde-muotoinen"Asetukset"Kuvake oikeassa yläkulmassa.
Vaihe 2:Valita"Tili"ja napsauta sitten"Automaattiset vastaukset".
Vaihe 3:Vaihtaa"Automaattiset vastaukset"kytkin. Kirjoita viestin sisältö ja määritä aikajakso haluttaessa tarkistamalla"Lähetä vastauksia vain ajanjaksolla".
Vaihe 4:Jos tilisi sallii, voit myös estää kalenterisi tai hylätä kokoukset automaattisesti tänä aikana. Valita"Lähetä vastauksia organisaation ulkopuolella"Jos tarvitset vastauksia ulkoisesti.
Vaihe 5:Napsauttaa"Tallentaa"Viimeistelemään asetukset. Automaattiset vastauksesi on nyt asetettu ja aktivoituu määritettynä.
Automaattisten vastausten asettaminen Outlookissa on suoraviivainen tapa pitää yhteystietosi ajan tasalla, kun et ole käytettävissä. Varmista, että sammuta automaattiset vastaukset, kun palaat, jos et ole asettanut tiettyä päätypäivämäärää.
