Kuinka käyttää ja korjata Microsoft -tiimien AI -kokousmuistiinpanot

Microsoft-tiimit ovat parantaneet merkittävästi AI-ominaisuuksiaan vuonna 2025, etenkin älykkäiden muistiinpanojen ympärillä kokousten aikana. Jos haluat ymmärtää, kuinka ottaa käyttöön, hallita ja saada kaiken irtiJoukkueet AI -kokouksen muistiinpanot, Tämä opas kattaa kaikki työmenetelmät ja parhaat käytännöt - perustuen todellisiin käyttäjän skenaarioihin ja testattuihin kokoonpanoihin.

Ryhmien AI -muistiinpanot käyttävät riippumatta siitä, käytätkö ryhmiä projektirynkronoimiin, henkilöstöhaastatteluihin tai asiakaspuheluihin, voi säästää tunteja manuaalista transkriptiota ja auttaa tiimisi keskittymään merkitykseen.

Mitkä ovat joukkueiden AI -kokouksen muistiinpanot?

Ryhmien AI-kokousmuistiinpanot ovat Microsoft-tiimien sisäänrakennetun AI: n luomat automaattiset yhteenvedot ja toimintakohteet. Niihin kuuluu:

Keskeiset keskustelupisteet
Toimintakohteet määritettyjen omistajien kanssa
Älykkäät aikaleimat kriittisiin kommentteihin
AI: n luomat yhteenvedot kokouksen jälkeen
Kaiuttimien kiinnitetyt muistiinpanot (jos käytössä)

Tämä ominaisuus on tällä hetkellä saatavana Microsoft 365 Copilot- tai Teams Premium -lisenssillä vuonna 2025.

Kuka voi käyttää Microsoft Teams AI -kokousmuistiinpanoja?

Vuodesta 2025 lähtien joukkueet AI -muistiinpanot ovat saatavilla seuraavissa olosuhteissa:

Sinun on käytettävä joukkueiden työpöytäversiota (Windows 11/10 tai MacOS 14+)
Microsoft 365 -valvojasi on oltava käytössä Copilot- tai Teams Premium -ominaisuudet
Kokoukset on suunniteltava ja kirjattava joukkueiden kalenteriin
AI -muistiinpanot edellyttävät, että transkriptio on käytössä

Jos jokin näistä ehdoista puuttuu, Microsoft -tiimien AI -kokousmuistiinpanot eivät toimi tai ole näkyvissä.

Vaiheittaiset: Kuinka käyttää joukkueita AI-kokousmuistiinpanoja

Noudata näitä vahvistettuja vaiheita varmistaaksesi, että ryhmät AI -kokousmuistiinpanot ovat asianmukaisesti käytössä ja toiminnallisia.

Lisää lukemista:Korjaa Microsoft Teams -kokouspainike, joka puuttuu tai ei näy Outlook Add-In -julkaisussa

Aikatauluta kokous joukkueiden kalenterin avulla

Sinun on ajoitettava kokousMicrosoft -joukkueiden tai näkymien sisälläjoukkueiden integroinnin kanssa. Älä käytä Google-kalenteria tai kolmansien osapuolien aikatauluja, koska ne saattavat rikkoa AI-ominaisuuksia.

Avaa Microsoft -joukkueet
Siirtyä jhkKalenterivasemmasta paneelista
NapsauttaaUusi kokous
Lisää osallistujat, otsikko ja aika
NapsauttaaLähettää

Kun kokous on suunniteltu, kokous on oikeutettuJoukkueet AI HUOMAUTUKSETkäsittely.

Ota transkriptio käyttöön järjestelmänvalvojan keskuksessa

Vain järjestelmänvalvojat voivat sallia organisaation laajuiset transkriptio- ja tallennusasetukset. Näin:

VieraillaMicrosoft Teams Admin Center
Siirtyä jhkKokoukset> Kokouskäytännöt
Valitse käyttäjille osoitettu käytäntö (esim. Globaali)
Ota käyttöön:
- Salli transkriptio
- Salli pilvitallennus(Valinnainen, mutta suositeltu)

Jos olet käyttäjä, voit silti aloittaa transkription manuaalisesti kokouksen aikana.

Aloita kokous ja ota transkriptio käyttöön

Vaikka transkriptio on politiikka sallii, sinun on siltiAloita se manuaalisestiKokouksen aikana, ellei automaattinen transkriptiota ole käytössä.

Liity kokoukseen työpöytäsovelluksesta
Napsauta kolmen pisteen lisää valikkoa
Valitse Käynnistä transkriptio

Ilman transkriptiota järjestelmä ei voi käsitelläJoukkueet AI -kokouksen muistiinpanot.

Anna kokouksen jatkaa selkeää ääntä

Laadun AI -yhteenvetojen varmistamiseksi:

Vältä päällekkäistä vuoropuhelua
Puhu selvästi ja käytä nimiä (esim. ”James käsittelee tätä maanantaina”)
Vältä liiallista taustamelua

Microsoftin Copilot AI käyttää puhe-tekstitekniikkaa yhdistettynä luonnollisen kielen käsittelyyn. Tyhjennä äänitulo vaikuttaa suoraanJoukkueet AI HUOMAUTUKSET.z

AI -muistiinpanot kokouksen päättymisen jälkeen

Kokouksen jälkeen päättyy:

Mennä jhkJoukkueet keskustelevat
Valitse kokouslanka
NapsautaKertausvälilehti

Löydät seuraavat osiot automaattisesti:

Yhteenveto aiheista
Tärkeimmät hetket aikaleimoilla
Toimintakohteet määritettyjen osallistujien kanssa
Puhelun aikana tehdyt päätökset

Tätä osaa viitataanMicrosoft Teams AI -kokouksen muistiinpanot.

Kuinka vientitiimien AI -kokouksen muistiinpanot

AI: n tuottamien seteleiden vienti tai jakaminen auttaa varmistamaan seurannan ja vastuuvelvollisuuden.

Avaa kokouksen Recap -välilehti
NapsauttaaLisää vaihtoehtoja(kolme pistettä)
ValitaViedätaiLähettää
Voit myös kopioida yhteenvedon manuaalisesti Microsoft Planneriin tehtävinä

Vuonna 2025 Microsoft tukee myös toimintakohteiden vientiä suoraanSuunnittelija toimeksiannon ja asianmukaisten päivämäärien kanssa.

Yleiset kysymykset ja korjaukset joukkueille AI muistiinpanoja

Jos ryhmien AI -kokousmuistiinpanot eivät ilmesty tai toimivat oikein, seuraavat aiheet ovat todennäköisesti syy.

Numero 1: Transkriptio ei aloitettu

Oireet:AI -muistiinpanoja ei luotu. Kokouksen yhteenveto on tyhjä.

Korjata:Aloita transkriptio manuaalisesti ensi kerralla. AI -huomautukset riippuvat täysin transkriptiotiedoista toimintoon.

Julkaisu 2: Ei tuettu tili tai lisenssi

Oireet:RECAP -välilehti ei näy tai se on tyhjä. Et näe AI: n luomia oivalluksia.

Korjata:Vahvista Microsoft 365 -järjestelmällä, joka:

Sinulla on joko aLentoperämiestaiJoukkueiden palkkiolisenssi
Ominaisuus on määritetty käyttäjätilillesi

Numero 3: Matkapuhelin- tai vieraiden käyttäjät liittyivät

Oireet:Jotkut osallistujat puuttuvat puhujan määrittelystä. Huomautukset ovat puutteellisia.

Korjata:Pyydä kaikkia osallistujia:

Liity Teams Desktop -sovelluksen avulla
Käytä heidän organisaation Microsoft -tiliä
Vältä mobiilin tai vieraiden käyttöä, kun tarkkuus on kriittistä

Numero 4: Kokousta ei ole suunniteltu oikein

Oireet:AI -muistiinpanoja ei luotu. Kokousta ei seurata yhtenäisesti.

Korjata:Aikatauluta kokoukset aina joukkueiden kalenterin avulla. Vältä ad hoc -puheluita käyttämälläTavata nytominaisuus.

Parhaat käytännöt joukkueiden AI -kokouksen muistiinpanojen parantamiseksi

Saada parempia yhteenvetoja ja toimintakohteitaJoukkueet AI HUOMAUTUKSET, noudata näitä vinkkejä:

Mainitse nimet keskustelujen aikana AI
Puhu selvästi ja vältä sivukeskusteluja tai ristipuhetta
Käytä tehtävälauseita, kuten "Määritä tämä kohtaan" tai "Tämä johtuu perjantaina ..."
Käytä tallennusominaisuutta lisättyyn kontekstiin ja selkeyteen

Reaalimaailman esimerkki ryhmistä AI huomauttaa toiminnassa

Konsultointiyritys suoritti 90 minuutin strategisen suunnittelun kokouksen kahdeksan joukkueen jäsenen kanssa Microsoft-tiimien avulla. Opomalla transkriptio ja käyttämällä selkeää tehtäväpohjaista kieltä,Joukkueet AI -kokouksen muistiinpanotLuonut täydellisen tehtäväluettelon vastuullisten omistajien, asianmukaisten päivämäärien ja korkean tason yhteenvedon kanssa. Vietetyt muistiinpanot kopioitiin heti OneNotelle ja jaettiin johtajuuteen-korostaen manuaalisen kirjoitus- tai valtuuskunnan seurantaa.

Tämä käytännöllinen esimerkki osoittaa reaalimaailman arvonJoukkueet AI HUOMAUTUKSETkun sitä käytetään oikein.

Turvallisuus- ja yksityisyyden suojaa koskevat näkökohdat

AI -muistiinpanot tallennetaan Microsoft 365 Cloud Services -palveluun
Järjestelmänvalvojat voivat määrittää säilyttämis-, poisto- ja käyttökäytännöt
Transkriptiot voivat sisältää arkaluontoisia tietoja - varmista organisaation tietosuojakäytäntöjen noudattaminen
Poista transkriptio käytöstä, jos kokous on oikeudellisesti luottamuksellinen tai herkkä.

Johtopäätös

Microsoft -tiimien AI -kokousmuistiinpanot ovat kehittyneet tehokkaana työkaluksi tapaamisen oivalluksien sieppaamiseen, järjestämiseen ja jakeluun ilman manuaalista ponnistelua. Kun se on määritetty oikein-transkription ollessa käytössä, oikeat lisenssit ja joukkueiden kautta ajoitetut kokoukset-nämä AI-pohjaiset yhteenvedot voivat parantaa dramaattisesti tapaamisen jälkeistä seurantaa ja joukkueen vastuuvelvollisuutta.

Vuonna 2025 organisaatioilla, jotka luottavat etäyhteistyöhön ja hybridityöympäristöihin, ei ole varaa sivuuttaa joukkueiden AI -muistiinpanojen arvoa. Ne eivät vain säästä aikaa, vaan vähentävät myös väärän viestinnän riskiä, menetettyjä tehtäviä ja asiakirjattomia päätöksiä.

Lue myös: