Tämä vinkki on kyse siitä, kuinka käyttää ja järjestää Gmail tehokkaasti. Joten lue tämä ilmainen opas, kuinka käyttää ja järjestää Gmail tehokkaasti askel askeleelta. Jos sinulla on kysely, joka liittyy samaan artikkeliin, voit ottaa meihin yhteyttä.
Keskimääräinen työntekijä viettää 1/3 toimistoajastaan sähköpostitse. Maksamme työntekijöillemme 47 000 dollaria vuodessa heidän postilaatikoilleen 142 000 dollaria (keskimääräinen palkka teknikon alueella)! Se ei ole edes pahin osa. Joka kerta kun keskeytät työsi tarkistaaksesi sähköpostiviestisi, keskittymisen palauttaminen vie noin 23 minuuttia.
Tylsä totuus on, että ihmiset tarkistavat sinut, pidätkö siitä vai ei. Ja ei ole niin helppoa sivuuttaa sitä ei-lidopop-popia. Vietät tuntikausia sähköpostien läpi, päättämällä, mitä heidän kanssaan tehdä, ja lopulta käsitellä niitä - viettämällä pohjimmiltaan paljon enemmän aikaa postilaatikkoosi kuin alun perin suunniteltu.
Lisätietoja:Luo, järjestä ja jaa omat mukautetut tarrapaketit WhatsAppiin
Jos et voi aivan paeta sitä, mutta haluat silti pitää mielenrauhasi, organisoinnin saaminen on tie. Tässä viestissä opit organisoimaan Gmail -postilaatikkosi, joten se on enemmän tuottavuus- ja yhteistyötyökalu kuin häiriötekijä.
Kuinka käyttää ja järjestää Gmail tehokkaasti
Valitse asettelu Gmailin järjestämiseksi
Standardi: Tämä on vakiomuoto, joka järjestää Gmailin sähköpostin vastaanottamispäivään mennessä. Tässä näkymässä voit valita erilaisia luokkia, joihin sähköpostisi sijoitetaan. Ne näkyvät näytön yläosassa olevina välilehdinä ja voivat olla hyödyllisiä määritettäessä, mikä sähköpostiviesteistä on todennäköisesti tärkein.Tärkeää ensin: Tässä mielessä Gmail yrittää ennustaa, mitkä sähköpostit olet tärkeimmät (merkitty keltaisella merkinnällä) ja näyttää nämä viestit ylimmässä postilaatikossa. Vähiten tärkeitä viestejäsi näkyy pienessä postilaatikossa näytön alareunassa.Ensinnäkin lukemattomat: Tämä näkymä on samanlainen kuin tärkeä ensimmäinen vaihtoehto, mutta ylin postilaatikkosi sisältää viestejä, joita et ole vielä avannut, kun taas alakerroksissasi on kaikki muu.Started First: Started First -näkymäsi myös jakaa postilaatikkosi kahteen kenttiin ja näyttää vain sähköpostit, jotka olet tähdentänyt yläkuvassa. Kaikki muu näkyy alla olevassa toisessa näkymässä.Ensisijainen laatikko: Se on kuin kaikkien näkymien yhdistelmä. Gmail käyttää ennustavaa analytiikkaa määrittääksesi, minkä sähköpostin kanssa olet todennäköisimmin vuorovaikutuksessa aikaisempien toimien perusteella. Sitten se asettaa nämä sähköpostit ylimmässä näkymässä.Lisää esikatselukäyttö Gmailin järjestämiseksi
Gmailin oletusesikatselu näyttää vain lähettäjän, aiheen rivin ja jonkin verran esikatselutekstiä ennen kuin rivi loppuu avaruudesta. Useimmissa tapauksissa sinun on avattava sähköposti selvittääksesi, onko se jotain lukemisen arvoista.Voit säästää aikaa ja järjestää Gmailin lisäämällä esikatselun. Napsauta vaihdesymbolia ja napsauta avattavassa valikossa olevia asetuksia. Valitse sitten ”Labs” näkyviin välilehdistä. Vieritä alaspäin ”Esikatselu -ruutuun” ja napsauta Aktivoi. Tallenna muutokset ja sinulla on mahdollisuus esikatsella jokainen vastaanottamasi sähköposti.Luo mukautettuja etikettejä ja kansioita Gmailin järjestämiseksi
Saapuneet -laatikon vasemmalla puolella näet luettelon kirjanmerkkeistä, jotka voit lisätä sähköposteja, jotta postilaatikkosi olisi järjestetty. Mutta tiesitkö, että voit myös luoda räätälöityjä merkintöjä tällä alueella?Jos valitset viestin tai useita viestejä, voit napsauttaa postilaatikon yläosassa olevaa painiketta, joka näyttää ostostunnukselta. Tämän avulla voit määrittää nämä viestit ennalta määritettyihin kirjanmerkkeihin, joita Gmail käyttää postilaatikon järjestämiseen.Voit myös luoda mukautettuja merkintöjä tällä alueella valitsemalla ”Luo uusi”. Sinulla on jopa mahdollisuus pesien etiketit muissa etiketeissä, samanlainen kuin alikansioiden luominen tallentaessasi tiedostoja kiintolevyllesi.Sinulla on jopa mahdollisuus värjätä tarrat värikommoimaan prioriteettien erottamiseksi edelleen. Voit esimerkiksi valita punaisen VIP -nimisen tunnisteen, jossa arkistoit kaikki pomo -viestit.Kun olet luonut kirjanmerkin, huomaat, että se lisää kansiota postilaatikon vasemmalla puolella olevaan luetteloon ja lisää kirjanmerkin nimen aiheliivin viereen. Nyt kun arkistoit tämän viestin, se siirretään kyseiseen kansioon.Mukauttamalla vaihtoehtoja on helpompaa järjestää Gmail -kansiot ja pitää postilaatikkosi puhtaana.Luo suodattimia Gmailin järjestämiseksi
Kun olet luonut mukautettuja etikettejä, voit käyttää suodattimia viesteihin lähettääksesi tietyt sähköpostit suoraan kansioihisi ja pitää ne poissa yleisistä postilaatikostasi.Esimerkiksi, jos tiedät, että joka perjantai saat sisäisen viestinnän uutiskirjeen, jota sinulla ei todellakaan ole aikaa lukea, voit käyttää suodattimia lähettääksesi viestin tiettyyn kansioon, jossa voit tarkistaa sen - tai poistaa sen - myöhemmin.Kun olet valinnut suodattamasi sähköpostit tai sähköpostit, napsauta postilaatikon yläosassa olevaa “Lisää” -painiketta ja valitse avattavasta valikosta ”Suodiviestit kuten tämä”. Sieltä voit valita, jotta lähettäjän, aiheryhmän, avainsanojen ja liitteiden avulla voit valita viestit muun muassa. Kun olet valinnut kriteerisi, napsautat ”Luo suodatin tällä haulla” ja valitset tämän suodattimen toiminnon - kuten määrittämällä se mukautetulle kansiolle tai kirjanmerkkille ja jättämättä postilaatikkoa. Kun olet valmis, napsauta ”Luo suodatin”.On tärkeää huomata, että voit myös käyttää tätä suodatinta kaikkiin kriteereihin vastaaviin keskusteluihin, joten sinun ei tarvitse luoda yksittäisiä suodattimia jokaiselle.Käytä lähettämistä ja arkistoominaisuutta Gmailin järjestämiseen
Nyt kun olet järjestänyt Gmail -postilaatikon arkistoidaksesi tiettyjä sähköposteja automaattisesti mukautettuihin kansioihin, voit todella puhdistaa postilaatikkosi arkistoimalla viestejä samalla kun lähetät vastauksia.Aktivoidaksesi tämän ominaisuuden napsauttamalla avattavassa valikossa olevaa vaihdekuvaketta ja ”asetuksia”. Vieritä alas ja valitse 'Näytä' Lähetä ja arkisto '-painiketta vastauksena. " Tallenna muutokset.Nyt kun vastaat viestiin, sinulla on kaksi lähetysvaihtoehtoa. Yksi on perinteinen lähetys ja toinen lähettää viestin ja lähettää sähköpostijonon automaattisesti kaikkiin sähköpostitiedostoihin. Jos olet merkinnyt viestin, se siirtyy kyseiseen kansioon. Jos joku vastaa lähtevään sähköpostiisi, keskustelu palaa automaattisesti postilaatikkoosi.IT -ominaisuuden kytkeminen on nopea ja tehokas tapa puhdistaa sotku postilaatikostasi ja pitää Gmailin järjestetty.Viimeinen huomautus
Toivon, että pidät oppaan siitä, kuinka käyttää ja järjestää Gmail tehokkaasti. Jos sinulla on kysely tätä artikkelia, voit kysyä meiltä. Ole hyvä ja jaa rakkautesi jakamalla tämä artikkeli ystävien kanssa.
