Toistuvien tietojen päivittäminen pitkällä Microsoft Word -dokumentilla voi olla työlästä, varsinkin kun samat yksityiskohdat - kuten asiakkaan nimi tai projektin otsikko - esiintyy useissa paikoissa. Asiakirjaominaisuudet Pikaosat Wordissa Ratkaise tämä linkittämällä kenttiä siten, että yhden tapauksen muokkaaminen päivittää kaikki muut heti, vähentämällä manuaalisia muokkauksia ja epäjohdonmukaisuuksien riskiä.
Sisäänrakennetun asiakirjaominaisuuden käyttämällä pikaosat
Vaihe 1:Avaa Word -asiakirja ja siirryInsertvälilehti. SiinäTextRyhmä, valitseQuick Parts, sitten levitäDocument Property. Näet pudotusluettelon sisäänrakennetuista kiinteistöistä, kuten otsikko, kirjoittaja, yritys ja muut.
Vaihe 2:Napsauta käyttämäsi ominaisuutta (esimerkiksi, esimerkiksiTitle). Tämä lisää sisällönhallintakentän kohdistimen sijaintiin. Kirjoita haluttu arvo kentälle. Mikä tahansa muu asiakirjan saman ominaisuuden esiintymä heijastaa automaattisesti tämän arvon päivityksiä.
Vaihe 3:Jos haluat käyttää samaa ominaisuutta muualla, toista vaihe 1 ja valitse sama ominaisuus. Tämä linkittää kentät, joten yhdeksi tehdyt muutokset näkyvät kaikissa linkitettyissä kentissä koko asiakirjassa.
Sisäänrakennetut ominaisuudet ovat erityisen tehokkaita toistuvan sisällön automatisoimiseksi malleissa tai standardisoiduissa asiakirjoissa, kuten sopimuksissa tai kirjaimissa, joissa tietojen, kuten asiakasnimien, päivämäärien tai viitteiden numeroiden, on oltava johdonmukaisesti.
Sisäänrakennettujen asiakirjojen ominaisuuksien uudelleenlähetys ja hallinta
Vaihe 1:Jos nykyiset sisäänrakennetut ominaisuudet eivät vastaa tarpeitasi tarkalleen, voit uudelleen ne uudelleen uudelleen uudelleen nimeämällä ne asiakirjaasi tai malli. Aseta ominaisuus, kuten yllä on kuvattu, napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella sisältöhallintaa ja käytäPropertiesKehittäjä -välilehden vaihtoehto muuttaa otsikkoa tai tunnistetta selkeyden vuoksi. Tämä ei muuta avattavan taustalla olevaa omaisuuden nimeä, mutta auttaa tunnistamaan sen tarkoituksen asiakirjassa.
Vaihe 2:Mallien osalta kopioi ja liitä sisällönhallintakentät muihin paikkoihin tarpeen mukaan. Kaikki esiintymät ovat linkitettyjä samaan ominaisuuteen, joten yhden päivityksen päivittäminen kaikki.
Uudelleenlähetys on käytännöllinen kiertotapa, kun tarvitset enemmän kenttiä kuin oletusluettelo tarjoaa, mutta ole tietoinen siitä, että taustalla olevat ominaisuuden nimet pysyvät ennallaan Quick Octs -valikossa.
Mukautettujen asiakirjojen ominaisuuksien luominen
Word antaa sinun myös luoda mukautettuja asiakirjojen ominaisuuksia, jotka voidaan asettaa kentiksi. Ne eivät kuitenkaan käyttäytyy täsmälleen kuten sisäänrakennettu asiakirjaominaisuus Pikaosat: Muokkaukset yhteen kenttään eivät päivitä automaattisesti kaikkia muita esiintymiä. Sen sijaan sinun on päivitettävä omaisuuden arvo asiakirjan Ominaisuudet -valintaikkunassa ja sitten päivitettävä kentät muutoksien leviämiseksi.
Vaihe 1:MennäFileValikko ja valitseInfo.
Vaihe 2:NapsauttaaProperties-Advanced Properties. Vaihda valintaikkunassaCustomvälilehti.
Vaihe 3:Kirjoita nimi uudelle ominaisuudelle, valitse tyyppi (kuten teksti) ja määritä arvo. NapsauttaaAddja sittenOKsäästää.
Vaihe 4:Aseta mukautetun omaisuuden asiakirjaan, siirry osoitteeseenInsert-Quick Parts-Field.
Vaihe 5:Valitse kenttävalintaikkunastaDocPropertyValitse luettelosta sitten mukautettu ominaisuus ja napsautaOK.
Vaihe 6:Päivittääksesi kaikki kentät ominaisuuden arvon vaihtamisen jälkeen, valitse koko asiakirjaCtrl + Aja painaF9. Tämä päivittää kaikki kentät nykyisten ominaisuuksien arvojen näyttämiseksi.
Vaikka tämä menetelmä mahdollistaa nimeämisen joustavuuden, se ei tarjoa välitöntä, asiakirjojen muokkaamista ja automaattisen päivittämistä, joka löytyy sisäänrakennetuista asiakirjaluokista.
Kartattujen sisällönohjaimien käyttäminen edistyneisiin skenaarioihin
Kun tarvitset enemmän kenttiä kuin sisäänrakennettu asiakirjaominaisuusluettelo, kartoitettu sisällönhallinta tarjoaa ratkaisun. Nämä säätimet on linkitetty asiakirjan mukautettuihin XML-osiin, joiden avulla voit luoda lisäkenttiä, jotka ovat automaattisesti päivitettäviä asiakirjassa, samanlaisia kuin sisäänrakennetut ominaisuudet.
Vaihe 1:Ota kehittäjä-välilehti Wordissa napsauttamalla nauhaa hiiren kakkospainikkeella valitsemallaCustomize the Ribbonja tarkistaminenDeveloper.
Vaihe 2:Avaa XML -kartoitusruutu (valitse kehittäjä -välilehdessäXML Mapping Pane). Jos sinulla ei ole mukautettua XML -osaa, saatat joutua luomaan yksi ulkoisesti ja lisäämään se asiakirjaan.
Vaihe 3:Napsauta XML-kartoitusruudussa hiiren kakkospainikkeella haluttua XML-solmua ja valitseInsert Content Control-Plain Texttai toinen sopiva ohjaustyyppi. Tämä linkittää sisällönhallinnan XML-tietoihin, mikä mahdollistaa automaattisen päivityksen kaikissa asiakirjan kartoitettujen säätimien välillä.
Vaihe 4:Käytä kartoitettua sisällönhallintaa uudelleen, kopioi ja liitä se asiakirjan muihin paikkoihin. Kaikki esiintymät heijastavat päivityksiä, jotka on tehty mihin tahansa niistä, jotka vastaavat sisäänrakennetun asiakirjan ominaisuuksien pikaosien käyttäytymistä.
Tämä menetelmä on teknisempi ja voi vaatia alkuperäistä asennusta ulkoisilla XML -työkaluilla, mutta se poistaa käyttämäsi linkitettyjen ominaisuuksien lukumäärän rajoituksen. Se on erityisen hyödyllinen monimutkaisissa malleissa tai automatisoidessa asiakirjojen luomisessa mittakaavassa. Yksityiskohtaiset läpikäynnit ovat oppaissa, kuten Greg Maxeyn opetusohjelmat tai videoesittelyt saatavana verkossa.
Lisää lukemista:Miksi Apple käyttää Samsungin osia
Rajoitukset ja varoitukset
Word ei salli käyttäjien lisätä mukautettuja ominaisuuksia suoraan asiakirjan ominaisuuksien pikaosat avattavaan valikkoon; Siellä ilmestyy vain sisäänrakennetut ominaisuudet tai SharePoint- tai Advanced XML-kartoituksen kautta lisätyt. Mukautettuja asiakirjojen ominaisuuksia ja kartoitettuja sisällönhallintaa voidaan käyttää kentinä tai rakennuspalikoina, mutta niiden hallinta ja uudelleenkäyttö voivat vaatia edistyneempiä asennus- tai mallipohjaisia työnkulkuja. Jos joudut jakamaan malleja mukautetuilla kartoitetuilla säätimillä, varmista, että kaikilla käyttäjillä on pääsy mallitiedostoon, koska kartoitetut säätimet ovat sidoksissa asiakirjan XML -rakenteeseen.
Toistuvien tietojen automatisointi Word -sovelluksella Pikaosat tallentavat aikaa, vähentää manuaalisia muokkauksia ja pitää asiakirjat yhdenmukaisina. Edistyneempien tarpeiden saavuttamiseksi kartoitettu sisällönhallinta ja mukautetut ominaisuudet tarjoavat joustavuutta, vaikka ne vaativat hiukan enemmän asennusta ja teknistä perehtystä.
